Путевой лист легкового автомобиля — бланк и образец заполнения

Путевой лист легкового автомобиля — это первичный документ для учета легкового автомобиля организации, должен заполняться ежедневно.

Кому нужен путевой лист

Если автомобиль находится в расположении организации, то для подтверждения производственных расходов на него нужен путевой лист. Он относится к первичным учетным документам, по нему ведется контроль деятельности водителя и самого автомобиля, то есть он служит подтверждением, что транспортное средство было в эксплуатации: для него закупалось топливо, он перемещался по городу.

В путевом листе ставят отметки о местах пребывания, то есть начальной и конечной точки пути, цель эксплуатации. Все эти данные нужны для проведения бухгалтерского и налогового учета: ведь транспортное средство используется для получения прибыли.

Кроме того, на основании ФЗ от 08.11.2007 № 259 введен запрет на осуществление пассажирских перевозок и багажа транспортными средствами без оформления путевых листов на определенный автомобиль. То есть если организация занимается пассажирскими перевозками и таким образом, оказывает услуги населению, то оформление является обязательным.

Правила заполнения

В Законе «О бухгалтерском учете» содержится статья, которая позволяет каждому крупному и мелкому предприятию разрабатывать свои формы первичных документов с одной существенной оговоркой: в нем должны содержаться все установленные Министерством Транспорта реквизиты и заполнять его нужно в определенном порядке.

Первичные учетные документы могут быть оформлены на транспортные средства принадлежащие организации и на личные средства передвижения, если они эксплуатируются в интересах компании, также и на арендуемые авто.

Правила:

1. Оформлять начинают с регистрационного номера путевки и даты выдачи, номер дублируется в регистрационном журнале.
2. Данные компании, с указанием юридического адреса и служебного телефона.
3. Указывается автомобильная марка, регистрационный номер. Данные о водителе: ФИО, № водительских прав и табельный номер сотрудника.
4. В строках «задание» прописываются ФИО заказчиков или наименование компании, куда будет следовать транспортное средство, полный юридический адрес.
5. При заправке автомобиля на месте, сотрудник отмечает в соответствующих графах марку топлива и количество отпущенного материала, проставляет нумерацию заправочного листа.
6. Ответственный сотрудник, обычно этим занимается диспетчер компании, ставит отметку о выезде из гаража, и проставляет печать компании и свою подпись, подтверждающие верность произведенных записей.
7. Ответственным механиком в путевке должны быть проставлены показания счетчика километража, и указано показание имеющегося топлива в бензобаке. Проверят исправность, и если нет замечаний, разрешает выезд, одновременно удостоверяя действия свой личной подписью.
8. После всех манипуляций водитель должен принять автомобиль под свою ответственность, и уяснить для себя задание на рабочий день.
9. Водитель на обратной стороне путевки после разграничительной линии в строке «Выполнение» описывает совершенный им маршрут, и если не было выезда за пределы городской черты, то ставит отметку «по городу». Если маршруты разные, то следует отмечать начальные и конечные точки, с указанием названий. Также проставляется время, которое потребовалось на выполнение каждого из них.
10. Заказчики обязаны подтвердить проведенные водителем записи своей личной подписью в строке «подпись заказчика».
11. Если по каким-то причинам случились простои транспортного средства, то подробно расписывают причину случившегося, и закрепляет запись подписью. Здесь же могут быть отметки дорожных служб или транспортной инспекции, если автомобиль был остановлен для проверки.
12. По окончании рабочего дня водитель сдает автомобиль ответственному за это лицу, и путевой лист, где проставляется время сдачи и подпись водителя и механика.
13. Механиком компании делаются отметки о количестве топлива, оставшегося после рабочего дня, и подтверждает данные подписью.
14. Диспетчером делается отметка о действительном времени возвращения транспортного средства, подписывает документ.
15. Бухгалтером проводятся расчеты расхода топлива на основании данных путевки, в соответствующих графах, заверят проверку подписью.

Что грозит предприятию при неправильном оформлении путевого листа

Если путевой лист оформлен не по правилам, и на нем нет подписей ответственных лиц, то он не имеет юридическую силу и не принимается к учету. Также невозможно рассчитать сумму заработной платы водителю, и исключить ее из себестоимости проведенных затрат.

Все эти недочеты могут  привести к уплате дополнительных налогов или сборов или к другим экономическим санкциям.

Образец:

Какие предусмотрены штрафы за отсутствие путевого листа

Во-первых, штрафные санкции могут наложить не только инспекторы дорожной службы за отсутствие путевого лица, но и налоговые органы, если они не прикреплены к отчетности по списанию денежных средств.

Журнал учета путевых листов

Ведение журнала учета путевых листов очень важный момент в работе компании: он позволит вести контроль движения путевых листов, выданных водителю транспортного средства, и отслеживать сдачу каждого документа в обработку бухгалтерским сотрудникам.

Как выглядит журнал?

Строки журнала предназначены для оформления 1 листа, в них прописывают:

• Порядковый номер документа.
• Данные о водителе: фамилию, имя и отчество, номер по табелю.
• Дату регистрации путевки.
• Марку и госномер транспортного средства.
• В графе «подписи» ставятся обе подписи: и водителя, и диспетчера.
• После передачи листов в бухгалтерию, под каждой записью бухгалтер расписывается о приеме.

Примечание: хранить путевки, а следовательно и регистрационный журнал, нужно 5 лет, во избежание путаницы учета. Помарки и исправления не допускаются, обычно пытаются внести изменения по расходу топлива. Если все-таки они необходимы, то все исправления подтверждаются подписями обеих сторон. Чтобы произошел учет расхода правильно, к листу прикрепляют платежные документы: чеки.

Ежемесячно цены на топливо только растут, и ведение регистрационного журнала является жизненной необходимостью для каждой организации.

На что необходимо обратить внимание

Стоит отметить, что если на автомобиле работают 2 или больше человек, то можно оформлять сразу несколько путевых листов. Такая практика в основном распространена на международные рейсы, где один водитель не справится с работой. И оформление таких листов также будет отличаться: все данные фиксируются на путевом листе первого водителя, а окончательные данные о расходе топлива отображают в листе последнего водителя, который заканчивает маршрут.

Иногда в путевой лист можно занести не только обязательные и предусмотренные данные, но и другие сведения. К ним можно отнести полностью расписанный маршрут движения до объекта, или полное описание груза.

Для Индивидуальных Предпринимателей разработаны унифицированные формы путевок, в них нужно вписать только данные предпринимателя.

И очень важное замечание: в путевом листе должны стоять отметки медработника о состоянии водителя, это распоряжение вступило в законную силу еще в 1995 году, но так и не отменялось.