Как заполнить приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер

Форма Приходного Кассового Ордера ( КО-1), относится к первичным документам бухгалтерского учета.
Предназначение формы КО-1

Форма КО-1 предназначается, для того, чтобы правильно оприходовать поступившие денежные средства в кассу предприятия. Любые разновидности денежных средств могут поступать в кассу как от физических лиц, так и от организаций, оплаченные за товар или оказанные услуги. Выписывается этот ордер в 1 экземпляре и регистрируется в кассовой книге форма КО-3.

Законодательная база

Форма этого документа КО-1, была утверждена Госкомстатом России и согласована с Министерством финансов, основываясь на постановление об утверждении документации по учету кассовых операций за №88 от 18.08.1998.

Основные правила заполнения первичных документов с 1.01.2013 прописаны в статье № 9 от 6 декабря 2011 пункт № 402 «ФЗ О бухгалтерском учете». В этой статье говорится о том, что каждая хозяйственная операция должна подтверждаться документально. При создании и заполнении таких документов необходимо знать много нюансов и четко следовать законным правилам.

Кто должен заполнять приходный кассовый ордер?

ПКО заполняется бухгалтером, кассиром или уполномоченным сотрудником (утвержденным письменным приказом руководителя).

Как заполнять приходный кассовый ордер?

• Этот документ создается и распечатывается в одном экземпляре, затем подписывается кассиром и главным бухгалтером. Если в компании главный бухгалтер не предусмотрен, то документ подписывает сам директор предприятия или его заместитель (на основании оформленного приказа).
• Документ обязательно заверяется печатью организации. Не забудьте, что печать должна содержать полное название организации, например: Товарищество с Ограниченной Ответственностью Весна и так далее.
• Оформляется она на русском языке с указанием на ней местонахождения (пункт пятый статья вторая ФЗ от 08.02.98 № 14 (для Тоо) и пункт 7 статьи 2 ФЗ от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ (для АО). Поэтому печать на документе должна стоять целиком и быть читабельной.
• Квитанцию или как его еще называют корешок от приходно-кассового ордера, заполняют и отдают на руки тому лицу, которое внесло денежные средства в кассу, а сам ордер оставляют в бухгалтерии.
• Все приходные ордера нумеруются по порядку, началом послужит дата 1 января текущего года и так до конца года.

Инструкции по заполнению КО-1:

• В графе организация – указываем наименование вашего предприятия.
• В графу ОКПО вносится код, присвоенный горстатом. Если этот код не присвоен, в этой графе ничего не проставляется, кроме прочерка.
• Структурное подразделение – это такое внутреннее наименование отдела, в котором формируется этот документ КО-1.
• Номер документа – указание № приходно-кассового ордера. Нумерация должна быть последовательной.
• Дата составления – обозначаем дату выписки созданного документа. Обе даты по оформлению и взносу наличных должны совпадать.
• Дебет – необходимо поставить бухгалтерский счет 50.1 «Касса». Дебет счета 50.1 означает, что денежные средства поступили в кассу.
• Код структурного подразделения – присвоенный код, на который оформляются наличные средства, например, АУП.
• Корреспондирующий счет/ субсчет – ставится кредитовый бухгалтерский счет. Это следующие счета бухгалтерского учета:
  • 51 счет означает, что деньги в кассу поступили из банка с нашего расчетного счета.
  • 71 счет это возврат не использованных подотчетных денег.
  • 73 счет возврат денег в случае недостачи.
  • 91 счет ставится при выявленных излишках в кассе.
  • 66 счет означает возврат заемных средств.
  • 90-1 счет ставится при продаже товаров или оказании услуг за наличный расчет.
  • 75 счет внесение денег учредителями для пополнения уставного капитала.
• Код аналитического учета – обозначает внутреннюю аналитику счета.
• Сумма в таблице – указывается та сумма, которую внесли при оплате. Эта сумма проставляется цифрами.
• Принято —  от пишем название организации, или указываем фамилию физического лица, которые внесли деньги в кассу.
• Основание – указываем, за что мы получили деньги. Например: за проданный товар, или на увеличение уставного капитала, получение денег для последующей выплаты заработной платы и т. д.
• Сумма (прописью) – прописывается сумма с самого начало строки и с заглавной буквы, причем сокращение денежного эквивалента недопустимо.
• В том числе – в этой строке указывается сумма НДС, заполняется цифрами (только в том случае если предприятие является плательщиком НДС если не является, то указывается без НДС).
• Приложение – подкрепляем список документов и указываем  дату и номер всех документов.

Обязательные реквизиты для заполнения следующие:

• Код ОКУД
• Код ОКПО
• Номер документа
• Дата составления
• Корреспондирующий счет, субсчет
• Сумма
• Принято от
• Основание
• Подписи главного бухгалтера и кассира

Учет и хранение

Все кассовые документы, в том числе и приходно-кассовые ордера, учитывают ежедневно. Они все должны стоять в правильном порядке и нумерации, например: ПКО № 1,2,3 и так далее, затем пойдут РКО № 1,2,3 и так за весь день.

Также процедура будет и в последующие дни до конца года. В конце года все эти документы прошиваются в один документ, под названием Кассовая книга.

На обороте сшитой книги ставят сургучную печать или проклеивают бумажным листиком место прошивки. Поверх приклеенного листа ставят печать организации, пишут количество страниц и визируют подписью руководителя и главного бухгалтера.

Допущена ошибка, что делать?

Для начала давайте рассмотрим, какие чаще всего ошибки происходят при заполнении формы КО-1:

• Не заполнено название организации.
• Не проставлен или исправлен номер кассового ордера, неправильная нумерация с начала периода.
• Ошибочно указанная дата или ее отсутствие.
• Неправильно отражены бухгалтерские счета.
• Отсутствует подпись бухгалтера или печать организации.
• Нет росписи получателя денежных средств.

Если во всех этих случаях были допущены ошибки и вы сразу их обнаружили, то приходный кассовый ордер КО-1 необходимо будет переделать, за тем же номером и датой. Помните, что наличие грубых ошибок, исправлений и подчисток быть не должно.

При исправлении тех или иных данных в кассовой книге, необходимо делать аккуратно, зачеркнув тонкой черточкой, все изменения написать сверху, а снизу подписать “исправлено на …”. Все эти исправления должны быть оговорены с руководством, после этого документ визируется кассиром, главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде

Для юридических лиц больше всего подойдет электронный вид заполнения этого документа. Самым оптимальным вариантом будет установка программы 1С. В этой программе имеются уже готовые шаблоны всех документов, вам только останется занести все данные предприятия и сформировать аналитику.

В последующем при заполнении приходного кассового ордера вам не надо будет вносить: названия предприятия, ОКПО, ОКУД. Что касается даты и нумерации, программа автоматически будет их проставлять. Эта программа значительно сократит ваше время и не даст запутаться в порядковых номерах.

Сегодня очень много компаний предлагают такие услуги через интернет. В первом случае, если вы скачаете бланк, вам придется заполнять его самостоятельно и постоянной следить за нумерацией, датой и правильностью заполнения остальных граф.

Если же вы обратитесь за онлайн-помощью, то вам подробно все расскажут, как и что необходимо заполнить, а возможно и заполнят все за вас. Только скорей всего эта услуга будет платной.