Что относится к бланкам строгой отчетности?

Бланки строгой отчетности и их использование в предпринимательстве

Бланк строгой отчетности, подобно кассовому чеку, является подтверждением передачи денег. Бланки строгой отчетности выгодно использовать тем, кто оказывает услуги на выезде, где нет кассового аппарата, а также тем, кто хочет сэкономить на его покупке (аренде) и обслуживании.

Еще одно преимущество — нет необходимость регистрировать аппарат в налоговой и обучать сотрудников обращаться с ним. Недостаток БСО в том, что их надо заполнять, учитывать, а также хранить несколько лет. Оформлением бланков занимаются сами предприниматели.

Сведения, которые обязательно должны присутствовать на бланке:

• ФИО и должность выдавшего документ.
• Серия и номер.
• Место печати; место подписи принявшего оплату.
• Название оказанной услуги.
• Дата оформления бланка.
• ФИО предпринимателя, его ИНН и номер свидетельства о регистрации.
• Стоимость услуги.

Официально утвержденные формы БСО могут не содержать некоторых реквизитов из перечисленных.

Самостоятельно добавлять дополнительные сведения в БСО запрещено. Можно лишь расширять или сужать указанные выше пункты.

В БСО всегда присутствуют необходимые реквизиты. Поэтому товарные чеки не могут быть причислены к БСО: они составляются в произвольном виде, и реквизиты в них указывать необязательно.

Когда используются БСО

Эти бланки могут применяться исключительно тогда, когда предприниматель оказывает клиентам те или иные услуги (например, бытовые или парикмахерские). Ни в каких других случаях этот вид документа не используется. Основы работы с этим документом определяет Постановление Правительства № 359 от 6 мая 2008 г.; всем предпринимателям рекомендуется изучить это постановление.

Вне зависимости от системы налогообложения, на которую поставлен бизнесмен, он имеет право применять БСО в своей деятельности.

В случае, когда ИП использует БСО, он обязан отмечать все движения бланков в специальной книге учета. Кроме того, время от времени следует проверять, в каких условиях хранятся БСО.

Изготовление бланков

Печать бланков проводится прежде всего в типографиях, а также возможна при помощи автоматизированной системы. О способах печати говорится в уже упоминавшемся Постановлении.

Если бизнесмен пользуется нестандартными по форме бланками, то при обращении в типографию ему надо иметь с собой их образец.

Уникальность отдельно взятого бланка обеспечивается комбинацией номера и серии.

Рекомендуется присваивать новый номер серии каждой заказываемой партии БСО. Номер серии может что-то означать лично для бизнесмена.

Перед печатью нужно указать номер серии, порядковый номер первого документа в серии и необходимое количество бланков.

Регистрация БСО в налоговых органах необязательна.

Можно ли изготовить БСО самостоятельно? Позиция Минфина на этот счет следующая: нельзя, потому что для этого нужно иметь на компьютере специально разработанную систему, защищенную от взлома, гарантирующую сохранность данных на пять лет (согласно письму Минфина N 03-01-15/11-353).

Как утверждаются стандартные БСО

Правила, по которым устанавливаются новые формы бланков, разрабатываются Правительством Российской Федерации. При этом шаблоны бланков принимаются в Министерстве финансов.

В своей деятельности нужно использовать только те бланки, формы которых утверждены Министерством финансов. Если еще не существует специального шаблона бланков для услуг, оказываемых бизнесменом, он должен обратиться в соответствующую госструктуру, чтобы заказать разработку новой формы; либо продолжать использовать контрольно-кассовый аппарат. Заказанная форма может находиться в разработке несколько месяцев.

На время отсутствия формы нужно заключить договор об аренде ККТ, зарегистрировать аппарат в налоговых органах и выдавать обычные чеки.

Правила оформления БСО и выдачи их клиентам

Делать исправления в бланках нежелательно, поэтому бланки надо заполнять внимательно, без ошибок и аккуратным почерком. При отсутствии каких-либо данных нужно поставить прочерк. Бланки, которые были заполнены с ошибками, надо сохранять в кассовом отчете того же дня.

Каждый вид оплаты (безналичный, обычными деньгами или двумя способами одновременно) должен выполняться по своему порядку.

Правила оформления при оплате наличными деньгами:

1. Заполняются графы в бланке.
2. Принимается оплата.
3. Полученные от покупателя деньги нужно озвучить и положить у него на виду.
4. Ставится подпись.
5. Затем надо озвучить размер сдачи; отдать сдачу в одно и то же время с БСО, причем полностью. Продавец оставляет себе копию бланка или его отрывную часть.

Как выдавать БСО при оплате картой:

1. Заполняются все графы в бланке, за исключением подписи.
2. Взять карту, провести оплату через терминал, получить подтверждение.
3. На БСО поставить свою подпись.
4. Карта, подтверждение оплаты, сдача и бланк отдаются одновременно. Также одновременно они отдаются в том случае, если клиент расплачивается частично картой, частично наличными деньгами.

Более подробно вся процедура расчетов описана в Положении об осуществлении расчетов без применения контрольно-кассовой техники.

Правила, по которым учитываются БСО:

• Передвижения этих документов отражаются в специально предназначенном для этого журнале с указанием номеров. При составлении этой книги за образец можно взять журналы учеты бюджетных учреждений, так как для коммерческих предприятий соответствующая форма не разработана.
• Книга учета должна быть прошита и пронумерована постранично. В ней должны быть поставлены подписи материально ответственных лиц.
• Определяется лицо, несущее ответственность за учет документов. Он же может отвечать непосредственно за все передвижения бланков, контролировать их инвентаризацию и хранение. Ответственный за ведение журнала учета является материально ответственным лицом. По правилам с ним следует заключить договор об ответственности. При передаче ему БСО должна присутствовать комиссия.

Каким образом хранятся бланки отчетности:

• Копии подлежат упаковке и сохранению на протяжении пятилетнего срока.
• Хранятся они в шкафу из огнеупорного материала или, если бланков много, в помещении, предназначенном для хранения. При выходе из этого помещения надо каждый раз производить опечатывание или пломбировку.
• Через пять лет хранения БСО надо утилизировать с составлением акта.
• Если формирование БСО производится в автоматической компьютерной системе, учитывать и хранить бланки на обычных носителях не требуется.

Инвентаризация

Инвентаризация БСО должна происходить одновременно с ревизией кассы.

Сроки инвентаризации определяются владельцем бизнеса.

В некоторых случаях инвентаризация производится обязательно:

• при ликвидации предприятия, реорганизации;
• при чрезвычайных ситуациях;
• при хищениях и других незаконных действиях;
• при назначении новых должностных лиц, несущих ответственность;
• в конце года;

Ответственность за нарушения, связанные с использованием БСО

Наиболее частые нарушения при денежных расчетах с оформлением бланков строгой отчетности:

• бланки не выдаются в установленных случаях;
• на бланках указываются неправильные денежные суммы;

Отступления от правил при использовании БСО при денежных расчетах — это все равно что неиспользование кассового аппарата.

Эти нарушения влекут за собой штраф в размере:

• предприниматели — от трех до четырех тысяч рублей; та же сумма — для материально ответственных работников;
• организации — от тридцати до сорока тысяч рублей;

Штраф в размере от двух до трех тысяч рублей взимается за нарушения, допущенные при хранении БСО.

Для индивидуального предпринимателя, оказывающего услуги, главным поводом начать использовать БСО в работе является экономия денег, которые уходят на обслуживание ККТ. Впрочем, использовать БСО или не использовать — это личный выбор каждого предпринимателя.